Steps for a Successful Escrow
1. When you open escrow, ask for your Escrow Reference number to use for all future communications.
2. Read and understand the Preliminary Title Report. If an item is not understood, phone your escrow officer or title officer.
3. COMMUNICATE with your escrow officer. He/She must be instructed when to order payoffs, releases, etc. It is important that you keep him/her informed as to loan approval and related issues.
4. Inform your escrow officer if any changes occur. All changes should be in writing. Remember, with rare exceptions, escrow acts only on MUTUAL instructions.
5. It is important to understand the fiscal tax year, debits, credits, prepaid interest, impounds, and due and delinquent dates in order that this information will be easily understood by your client. Familiarize yourself with “normal” buyer’s and seller’s closing costs.
6. Check each signature for accuracy as to middle initials and spelling. Have your client sign exactly as shown on the document. Make sure all required documents are signed and notarized when applicable.
7. Double check all papers and documents before returning them to your escrow officer to verify the following:
a. They are signed properly. Any and all changes are initialed. b. The vesting shows as the clients had requested.
c. Addresses are supplied for all future correspondence.
d. Any changes in phone numbers are provided.
e. Any and all addendum’s are executed.
f. All funds held by the broker are deposited into escrow.
g. The client has noted if their closing statements/funds are to be mailed or picked up.
h. The notary completes the acknowledgment, signs it and places the seal clearly.
i. Closing fund are sent by certified/cashiers check or wire.
Pasos para completer una plica (escrow) exitosa
1. Pida su número de referencia de la plica (escrow) para usar en todas las comunicaciones futuras.
2. Lea y entienda el Informe preliminar del título. Si hay algo que no entiende, llame a su funcionario de plica (escrow) o del título.
3. COMUNÍQUESE con su funcionario de plica (escrow). Él o ella debe recibir instrucciones sobre cuándo solicitar pagos, liberaciones, etc. Es importante que usted lo mantenga informado sobre la aprobación del préstamo y cuestiones relacionadas.
4. Informe a su funcionario de plica (escrow) si ocurre algún cambio. Todos los cambios deben realizarse por escrito. Recuerde, con raras excepciones, la plica (escrow) actúa solamente ante instrucciones MUTUAS.
5. Es importante entender el año impositivo fiscal, débitos, créditos, intereses prepagados, secuestros judiciales y fechas de vencimiento y de mora para que esta información sea entendida fácilmente por su cliente. Familiarícese con los costos de cierre “normales” del comprador y del vendedor.
6. Verifique la precisión de cada firma con respecto a la inicial del segundo nombre y su deletreo. Pida a su cliente que firme exactamente como se indica en el documento. Asegúrese de que todos los documentos requeridos estén firmados y certificados por un notario cuando corresponda.
7. Verifique toda la papelería y los documentos antes de devolverlos a su funcionario de plica (escrow) para comprobar lo siguiente:
a) Que estén firmados correctamente. Cada uno y todos los cambios tienen las iniciales.
b) Los propietarios aparecen como lo ha solicitado el cliente.
c) Se incluyen las direcciones para toda la correspondencia futura.
d) Se incluye cualquier cambio en los números de teléfono.
e) Se han ejecutado cada uno y todos los anexos.
f) Todos los fondos que tiene el corredor se han depositado en plica (escrow).
g) El cliente ha notado si los fondos y papeles de cierre deben enviarse por correo
o retirarse.
h) El notario completa el reconocimiento, lo firma y pone claramente el sello.